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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen freundlichen und professionellen Empfangsmitarbeiter, der unser Team unterstützt und als erste Kontaktperson für unsere Kunden, Gäste und Mitarbeiter fungiert. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Begrüßung von Besuchern, die Annahme von Anrufen sowie die Koordination von Terminen und allgemeinen administrativen Aufgaben. Sie tragen maßgeblich zur positiven Außendarstellung unseres Unternehmens bei und sorgen für einen reibungslosen Ablauf am Empfang.
Als Empfangsmitarbeiter sind Sie das Aushängeschild unseres Unternehmens. Sie empfangen Gäste mit einem Lächeln, beantworten Fragen kompetent und leiten Anfragen an die zuständigen Abteilungen weiter. Ihre Kommunikationsfähigkeit, Ihr Organisationstalent und Ihre Serviceorientierung sind entscheidend für den Erfolg in dieser Position.
Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören unter anderem die Verwaltung des Empfangsbereichs, die Bearbeitung der eingehenden Post und E-Mails, die Koordination von Besprechungsräumen sowie die Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen und tragen dazu bei, dass interne Abläufe effizient gestaltet werden.
Wir legen großen Wert auf ein gepflegtes Erscheinungsbild, Diskretion und Zuverlässigkeit. Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung im Empfangsbereich oder in einer vergleichbaren Position, beherrschen die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift und haben gute Kenntnisse in MS Office.
Wenn Sie Freude am Umgang mit Menschen haben, gerne im Team arbeiten und ein hohes Maß an Serviceorientierung mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Werden Sie Teil eines dynamischen Unternehmens, das Wert auf Professionalität, Kollegialität und Weiterentwicklung legt.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Begrüßung und Betreuung von Besuchern und Gästen
- Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
- Verwaltung des Empfangsbereichs und der Besprechungsräume
- Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post
- Koordination von Terminen und Besprechungen
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben
- Pflege von Besucherlisten und Sicherheitsprotokollen
- Kommunikation mit internen Abteilungen
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien
- Organisation kleinerer Veranstaltungen oder Meetings
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung im Empfangsbereich oder Kundenservice von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
- Zuverlässigkeit und Diskretion
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- Gepflegtes Erscheinungsbild
- Serviceorientiertes Denken und Handeln
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Empfangsbereich gesammelt?
- Wie gehen Sie mit mehreren Aufgaben gleichzeitig um?
- Wie würden Sie einen unzufriedenen Besucher beruhigen?
- Welche Softwareprogramme beherrschen Sie sicher?
- Wie wichtig ist Ihnen Teamarbeit?
- Wie stellen Sie sicher, dass Sie stets professionell auftreten?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Was motiviert Sie in einem dienstleistungsorientierten Beruf?
- Wie reagieren Sie auf unerwartete Situationen am Empfang?
